Privacy beleid binnen de Folkloristische Dansgroep Wi’j eren ’t Olde
(Versie definitief, vastgesteld door het Bestuur op 09/05/2018)
Gebruikte begrippen:
Dansgroep: De Folkloristische Dansgroep Wi’j eren ’t Olde uit Velswijk
Bestuur: Het bestuur van de Dansgroep
AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming
Verwerken: Betreft o.a. het verzamelen, aanpassen en bewaren van persoonsgegevens.
Foto’s: Foto’s en video’s
———————————————————————————————————————————–
Inleiding:
Deze notitie beschrijft het beleid, organisatie en verantwoording van het onderwerp Privacy binnen de Dansgroep. Hoewel het om een zeer beperkte gegevensverzameling gaat, vindt het Bestuur dat er zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan moet worden. Op alle handelingen met, persoonsgegevens van de leden van de Dansgroep, is de AVG van toepassing. Privacy en geheimhouding is een vast onderwerp van de ledenvergadering van de Dansgroep en een vast onderwerp van het jaarverslag van de secretaris van de Dansgroep.
Deze notitie geschreven om het onderwerp ”Privacy” voor de Dansgroep hanteerbaar, en aantoonbaar, te maken. Voor de volledige informatie over de AVG zie de website van de https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.
Verwerken van persoonsgegevens van leden van de Dansgroep:
De Dansgroep verwerkt persoonsgegevens van leden van de Dansgroep. Er worden niet meer gegevens verwerkt dan die nodig zijn, met als doel: het goed functioneren van de Dansgroep. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. De leden van de Dansgroep geven schriftelijk toestemming voor het verwerken van hun persoonsgegevens. De leden hebben recht op inzage in en wijzigen van hun vastgelegde persoonsgegevens. Persoonsgegevens van leden van de Dansgroep worden verwerkt, tot maximaal 1 jaar na, zolang de betrokken leden lid zijn van de Dansgroep.
Verwerken van persoonsgegevens van niet leden van de Dansgroep:
Het kan voorkomen dat er persoonsgegevens van niet leden van de Dansgroep worden verwerkt. Een voorbeeld hiervan is, dat bij een festival of een uitwisseling met andere dansgroepen er gasten worden ontvangen en dat voor huisvesting etc. er persoonsgegevens bekend moeten zijn. Deze persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt, worden niet aan anderen verstrekt en worden vernietigd zodra de noodzaak voor het bewaren niet meer bestaat.
Er is een lijst van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Dansgroep, deze wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden:
Het komt voor dat er persoonsgegevens van leden van de Dansgroep aan derden verstrekt worden, enkele voorbeelden hiervan zijn dat:
- Om reizen in binnen- en buitenland te kunnen organiseren, kunnen persoonsgegevens verstrekt worden aan reisorganisaties of organisatoren. Hierbij worden niet meer persoonsgegevens verstrekt dan nodig is en er worden afspraken met de betrokken organisaties gemaakt. Deze afspraken betreffen dat de gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt mogen worden, niet aan anderen verstrekt mogen worden en vernietigd worden zodra de noodzaak voor het bewaren niet meer bestaat.
- Publiciteit is van groot belang voor de Dansgroep, daarom worden er regelmatig publicaties gedaan in kranten, op de eigen website en de eigen Facebookpagina.
Er is een lijst van het verstrekken van persoonsgegevens binnen de Dansgroep aan derden, deze wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is.
Beveiliging & vertrouwelijkheid:
Het Bestuur zorgt dat er passende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn bescherming tegen virussen, hackers en het voorkomen van toegang door onbevoegden.
Datalekken:
Er is een lijst van de (bekende) datalekken van de persoonsgegevens binnen de Dansgroep, deze wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is.
Externe Verwerkers:
Zodra er door het Bestuur derden worden ingeschakeld voor het verwerken van persoonsgegevens wordt er door het Bestuur een verwerkersovereenkomst afgesloten. Een herkenbaar voorbeeld hiervan is o.a. de externe partij die de website exploiteert.
Er is een lijst van externe verwerkers van de persoonsgegevens binnen de Dansgroep, deze wordt geactualiseerd wanneer dat nodig is.
Foto’s en video’s:
Folklore is fotogeniek en daarom worden er foto’s en video’s gemaakt en gepubliceerd van optredens. Omdat dit, volgens de AVG ook wordt aangemerkt als persoonsgegevens, nemen we dit onderwerp op in dit document:
- Afspraken met leden van de Dansgroep:
De leden van de Dansgroep hebben schriftelijk hun instemming gegeven voor het maken en publiceren van foto’s.
- Maken van foto’s:
Tijdens openbare optredens mogen er foto’s gemaakt worden, tenzij mensen hier bezwaar tegen maken, dan hiervan geen foto’s maken.
Tijdens besloten optredens mogen er geen opnames gemaakt, tenzij na duidelijke toestemming van de organisatoren.
Foto’s van minderjarigen (onder de 16 jaar) mogen alleen gemaakt worden na uitdrukkelijke toestemming van de ouders.
- Publiceren van foto’s door de Dansgroep voor Pr. doeleinden.
Bij twijfel geen foto’s publiceren. Er zullen bij publicaties door de Dansgroep altijd ”nette” opnames gebruikt worden. Er wordt geen publiek prominent in beeld gebracht. Bij publicaties wordt de herkomst van de foto vermeld (Dansgroep Wi’j eren ’t Olde of de naam van de fotograaf).
- Publiceren van foto’s door de Dansgroep voor andere doeleinden.
Alleen na uitdrukkelijke toestemming van de betrokken leden worden er foto’s gebruikt voor reclame doeleinden, zoals poster en flyers.
- Publiceren van foto’s door anderen dan de Dansgroep:
Het kan altijd voor komen dat er foto’s van de Dansgroep door pers of anderen worden gepubliceerd.
